Til stede: 23 stemmeberettigede medlemmer
1.
Valg af dirigent
Per Eg blev valgt.
2.
Formandens og udvalgenes beretninger
Alle beretninger er vedlagt som bilag til nærværende referat. Formanden fremhævede vores store og velllykkede DM-klassisk arrangement, vores klubtur i pinsen til Sverige og vores store engagement i Divisionsturneringen. Vi har været repræsenteret ved 50-65 medlemmer i tre divisionsmatcher i træk. Efter udvalgenes beretninger startede en god debat, der er opdelt i emner nedenfor:
Bestyrelsen henviste til, at skoleorientering kan være et konkret ansvarsområde i den nye struktur. Spørgsmålet er, om vi har nogle ildsjæle, der direkte vil opsøge børnene. Onsdagstræningen er pt. gearet til at modtage flere nye børn, så det burde ikke give anledning til problemer.
Der er ca. 20 husstande i klubben, der ikke har oplyst deres evt. e-mail adresse – hvorvidt det er udtryk for, at de ikke har adgang til internettet er uvist. Med den måde hjemmesiden nu er beskyttet på med passwords, burde det ikke ikke fraholde nogle i at opgive sin e-mail adresse. For at tage hensyn til disse medlemmers manglende adgang til information, blev det foreslået, at vi evt. kunne sakse informationen fra hjemmesiden i et nyhedsbrev og fremsende det sammen med programmet til de berørte. Det vil bestyrelsen tage stilling til. De nævte husstande får den information, de altid har fået – problemet er bare, at vi andre får mere og hurtigere information end før.
N.P. efterlyste mere kontinuitet i træningen med o-tekniske øvelser året igennem og helst med et udviklingsforløb. Det var kun forårets træning, der var nogenlunde struktureret (banerne blev tegnet under påskeløbene af mange forskellige KOK’ere – hvilket gav god variation). Nina gav eksempler på, hvordan træningen struktureres og planlægges i andre klubber. Ansvaret har reelt ligget mellem TRU og KAU, hvilket ikke er hensigtsmæssigt. Bestyrelsen havde forgæves annonceret efter en træner, der skulle varetage bla. denne opgave og erkendte samtidig den manglende struktur på træningen af øvede løbere. Der annonceres nu igen efter træner i O-posten. Det blev foreslået, at vi evt. flytter vores træningsløb fra om lørdagen til om søndagen – og at vi selv burde lave nogle flere træningsløb.
Tegning af skolekort varetages primært af Steen Sig, som kan få forstærkning i KAU efter behov. Frederikshåb kortet er nomineret som et af Sydkredsens tre bedste kort. Cafe Noir stafetten gennemføres i Bramdrup Nord, der kombineres med den nordlige del af Marielund. N.P. opfordrede til at man meldte sig til at revidere dette kort og havde kortudsnit klar hertil. Der har været pæn opbakning til det kommende års arrangementer, så vi er rimeligt godt dækket ind. Desværre har ingen nye medlemmer meldt sig.
3.
Fremlæggelse af regnskab og budget ved
kassereren
Regnskabet og budgettet blev godkendt efter en kort drøftelse af enkelte poster. Under passiver har vi ført nogle udgifter, som først effektureres i år 2003. Det flotte overskud på DM-arrangementer er helt i orden - også i forhold til DOF, der har ændret på reglerne om, at man ikke må tjene penge på DM. Flere af udgifterne til DM er ført under andre poster i regnskabet, så reelt har overskuddet ikke været så højt, som det fremgår. I forhold til det budgetterede nul-regnskab, kom der flere tilmeldinger og sponsorindtægter, end man regnede med, og det var jo glædeligt.
Hvorvidt det bedre kunne betale sig for klubben at oplyse DOF om det reelle medlemstal for feks. april måned frem for medlemstallet pr. januar (som afgiften bestemmes af) var svaret, at det i det lange løb går nogenlunde op. Har vi stor tilgang af medlemmer i løbet af et år har vi ikke betalt afgift til DOF for flere medlemmer end oplyst pr. 1. januar. Omvendt taber klubben penge de år, hvor der er frafald af medlemmer i løbet af året.
4.
Fremtidsplaner for klubben +
5.
Indkomne forslag herunder fastsættelse af
kontingent
Kontingentet fortsætter uændret.
Formanden henviste til det skriftlige oplæg til en strukturændring, hvor det er tanken, at enkeltpersoner er ansvarlige for hvert sit (lille eller store) specifikke område. Aktiviteterne samles under nogle koordinatorer. Det kommende år skal bruges på at komme fra teori til praksis. Herefter må vi tage stilling til, om vedtægterne skal ændres mht. antallet af bestyrelsesmedlemmer.
Der var opbakning til den ny struktur. Særligt er det godt at få synliggjort, hvad der skal gøres – og af hvem. Så ved man også, hvem der skal kontaktes, når en opgave med flere indgange skal løses. Er nogle områder ikke besat kan man heller ikke forvente, at der vil være aktivitet inden for det pågældende område (det kunne måske få nogle til at melde sig som ansvarlig for området!). Det er ikke koordinatorernes ansvar at rekruttere mandskab til de enkelte områder. Det er bestyrelsens ansvar at komme med en målsætning, som formidles til koordinatorerne. Koordinatorerne kan så melde tilbage, om det kan lade sig gøre.
Fordelingen af de foreslåede aktiviteter i tre hovedområder blev ikke diskuteret. Man efterspurgte derimod en beskrivelse af den resterende bestyrelses ansvarsområder, som også burde nedskrives.
Følgende forslag var rettidigt blevet fremsendt af
bestyrelsen (begrundelsen er ikke gengivet her): “Andet og tredje afsnit i vedtægternes § 8 udgår. § 8 får herefter
følgende ordlyd:
“Bestyrelsen kan
nedsætte udvalg til varetagelse af faste opgaver. Udvalgene er ansvarlige
overfor bestyrelsen, som til enhver tid kan opløse disse.”
Forslaget blev vedtaget med 23 stemmer for og 0 stemmer
imod.
De tre koordinatorer vælges som bestyrelsesmedlemmer.
Der var bred enighed om, at brikkerne skal mere ud at løbe,
og bestyrelsen blev sat til at finde frem til en form + betalingsordning.
Forslagsstillerne Henrik og
1.
Valg af bestyrelsen
På valg var hhv. Poul Mouritsen, Kenneth Zimmer og Anne R. Boye-Møller. Ingen af disse modtog genvalg.
I stedet for blev hhv. Ida Hansen, Susanne Højholt og Carsten Andersen valgt. Den nye bestyrelse konstituerer sig selv på førstkommende bestyrelsesmøde.
De tre afgående bestyrelsesmedlemmer blev takket for deres store arbejde.
2.
Valg af suppleanter
Per Eg blev valgt som 1. suppleant
Erling Hansen blev valgt som 2. suppleanter.
Suppleanter vælges for et år.
3.
Valg af revisor
Marianne Iversen blev genvalgt
4.
Valg af revisorsuppleant
Jes Aage Henning blev genvalgt
5.
Eventuelt
EM i o-biathlon bliver til noget (fremover skal vi lære at kalde sporten for biathlon-orientering). Hvorvidt revisorsuppleanten skal være revisor eller bilagskontrollant skal undersøges. Der blev orienteret om pinseturen ved Silkeborg. Der vil blive afholdt klubmesterskaber i kort og nat ifm. pinseturen, hvor man selvfølgelig er velkomne til at deltage, selvom man ikke er med på hele klubturen. Det undersøges, om man må have campingvogn med. Ulrik har tilbudt at gennemføre skydetræning efter løbet i Gyttegård den 9/3 – der var nogen interesse. Stemningen blev også loddet for, om vi vil påtage os at være nattevagt til Storcenterløbet (giver kr. 4500) og sørge for forplejning til officials (giver brutto kr. 2000). I så fald kan N.P. kontaktes. Der afholdes langt træningsløb den 23. februar. Sydkredsen har hædret Peer Kristensen.
Under den efterfølgende overdådige middag ved klubfesten blev årets KOK’er og årets præstationer kåret ligesom klubmestrene.
”Årets KOK’er” gik i år til to personer, hhv.
”Årets præstation” gik til
Nina Hoffman, der i 2002 bl.a. blev dansk mester i feltsport.